5 plataformas para que las empresas medianas obtengan más valor de su ERP
Muchas empresas medianas implantan un ERP y, después de los primeros meses de uso, se dan cuenta de que todavía no están aprovechando todas sus posibilidades. La plataforma cumple correctamente como base de datos y herramienta para el cierre mensual, pero continúa desconectada de los sistemas comerciales, la dirección recibe la información con demora y buena parte de la planificación sigue dependiendo de hojas de cálculo.
La limitación no está necesariamente en el ERP, sino en su falta de integración con las herramientas adecuadas. Un ERP que funciona de manera aislada se parece a un motor sin transmisión: puede tener una gran capacidad, pero resulta difícil aprovecharla plenamente. Al conectarse con el ERP, estas cinco plataformas ayudan a convertirlo en el centro de un ecosistema digital capaz de aportar valor a distintas áreas de la organización.
1. Sage ERP: El núcleo de la gestión empresarial
Sage dispone de soluciones ERP desarrolladas específicamente para acompañar el crecimiento de las empresas medianas. Sage 200 funciona mediante un enfoque modular que permite comenzar con las capacidades necesarias en el momento actual e incorporar nuevas funcionalidades conforme evolucionan las necesidades del negocio. Para organizaciones con estructuras operativas más complejas o actividad internacional, Sage X3 incorpora funciones avanzadas para la gestión financiera, la producción y la cadena de suministro.
La amplitud de funciones no es el único elemento que caracteriza a las soluciones ERP de Sage. Su arquitectura abierta también facilita la conexión con un ecosistema de herramientas especializadas. De esta manera, el ERP puede convertirse en el punto central desde el que se integran, distribuyen y consolidan los datos procedentes de toda la empresa.
Por qué es importante: Cuando un ERP está correctamente configurado e integrado, la empresa puede pasar de reaccionar ante problemas ya producidos a anticiparlos utilizando información fiable.
2. Salesforce: Plataforma de CRM e inteligencia comercial
En muchas organizaciones, las áreas comercial y financiera operan con sistemas e información separados. El CRM contiene las oportunidades de venta y los negocios cerrados, mientras que el ERP gestiona los pedidos, la facturación y los cobros sin recibir siempre esos datos de forma automática. La conexión entre Salesforce y Sage ERP permite unir ambos entornos de manera estructurada.
Una vez que una oportunidad se cierra en Salesforce, el pedido puede generarse automáticamente en el ERP. La información sobre clientes, productos y precios se transfiere sin necesidad de introducirla manualmente. Además, las previsiones de ingresos pueden apoyarse en el pipeline real registrado en el CRM en lugar de depender exclusivamente de estimaciones históricas. Esto favorece una mayor coherencia entre las metas comerciales y la situación financiera de la organización.
Por qué es importante: Integrar el CRM con el ERP mejora la previsión de ingresos, reduce los errores derivados de la transcripción manual y disminuye el tiempo que transcurre entre el cierre de una venta y la emisión de su factura.
3. Rippling: Plataforma para recursos humanos y gestión de nóminas
Los costes laborales y la gestión de personas tienen un impacto directo en la situación financiera de una empresa. Sin embargo, en muchas organizaciones, esta información tarda varias semanas en incorporarse a los sistemas financieros. Rippling reúne la administración de recursos humanos, nóminas y beneficios en una sola plataforma y permite sincronizar esos datos con el ERP en tiempo real.
Las nuevas contrataciones, los ajustes salariales y las bajas pueden incorporarse automáticamente a la planificación financiera. A su vez, el cierre de nómina puede trasladarse a la contabilidad sin recurrir a exportaciones manuales. Así, el equipo responsable del control de gestión dispone de información actualizada sobre una de las partidas de costes más relevantes de la organización.
Por qué es importante: Mantener sincronizada la información de personal con el ERP reduce una de las principales fuentes de desviaciones en la planificación financiera y facilita una gestión más proactiva de los costes laborales.
4. Pigment: Plataforma para la planificación financiera estratégica
En numerosas empresas medianas, la planificación financiera todavía depende de hojas de cálculo que dejan de estar actualizadas en cuanto cambian los datos de origen. Pigment es una plataforma de financial planning and analysis que se integra con el ERP para desarrollar modelos financieros dinámicos capaces de actualizarse automáticamente a partir de los resultados reales.
A través de Pigment, el área financiera puede trabajar con análisis de escenarios, previsiones de tesorería y presupuestos anuales utilizando una base de datos dinámica en lugar de información estática. Al incorporar automáticamente al modelo de planificación los resultados reales procedentes del ERP, las desviaciones pueden detectarse de inmediato y las decisiones pueden adoptarse con mayor agilidad y confianza.
Por qué es importante: Utilizar los datos reales del ERP como base de la planificación financiera permite obtener resultados más precisos y prácticos que los elaborados manualmente en hojas de cálculo, convirtiendo la planificación en una herramienta activa de gestión y no únicamente en un documento elaborado de forma puntual.
5. Tableau: Plataforma de inteligencia de negocio y visualización de datos
La información almacenada en un ERP aporta verdadero valor cuando puede ser consultada y comprendida por quienes toman decisiones. Tableau es la plataforma de business intelligence más utilizada por empresas medianas que buscan convertir los datos procedentes de su ERP en dashboards visuales con información actualizada en tiempo real.
En vez de depender del informe mensual para revisar los márgenes, conocer la situación del inventario o comprobar los cobros pendientes, los equipos directivos pueden consultar estos datos cuando los necesiten y desde cualquier dispositivo. De este modo, Tableau amplía la utilidad de la información del ERP más allá del departamento financiero y la pone al alcance de distintas áreas de la organización.
Por qué es importante: Una información fácil de consultar y presentada con claridad visual permite tomar mejores decisiones en menos tiempo. El business intelligence ayuda a transformar el ERP en una fuente de ventaja competitiva para el conjunto de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Qué señales indican que una empresa no está obteniendo todo el valor posible de su ERP?
Entre los indicios más habituales se encuentran un cierre mensual que todavía exige una elevada carga de consolidación manual, informes para la dirección que requieren exportar información del ERP a hojas de cálculo, previsiones de ingresos diferentes entre los equipos comercial y financiero, o una planificación de plantilla y costes laborales que se realiza al margen del presupuesto financiero. Cualquiera de estas situaciones puede señalar oportunidades de mejora a través de integraciones.
¿Resulta difícil integrar estas plataformas con un ERP que ya está implantado?
La complejidad varía según el ERP utilizado y las plataformas seleccionadas. Los ERP modernos, entre ellos las soluciones de Sage, están desarrollados con APIs abiertas que simplifican la conexión con herramientas de terceros. Muchas de las plataformas citadas disponen además de conectores preconstruidos o integraciones nativas con los principales ERP disponibles en el mercado. Cuando el proyecto requiere conexiones más avanzadas, recurrir a partners de implementación con experiencia en la combinación concreta de sistemas puede reducir de forma considerable tanto el tiempo como el coste de la integración.
¿En qué momento conviene incorporar herramientas adicionales al ERP?
Lo más recomendable es hacerlo cuando el ERP se encuentra estable y el equipo ya utiliza con soltura sus funciones esenciales. Incorporar integraciones durante una fase demasiado temprana, mientras el ERP todavía está siendo adoptado, puede aumentar la confusión. Cuando la plataforma central ya funciona correctamente, cada nueva integración bien seleccionada puede ampliar el valor de la infraestructura existente.
¿Qué tipo de retorno puede generar la integración de estas plataformas con el ERP?
Los beneficios más evidentes suelen concentrarse en tres ámbitos: reducción del tiempo invertido en tareas manuales de consolidación y entrada de datos, mayor calidad en la toma de decisiones gracias a información más precisa y reciente, y agilización de los ciclos comercial y financiero. Las empresas que cuantifican el efecto de estas integraciones reportan típicamente una reducción de entre el 30 y el 60 por ciento del tiempo dedicado a tareas administrativas de baja eficiencia.
¿Debe el departamento de IT encargarse continuamente del mantenimiento de estas integraciones?
Cuando una integración está bien diseñada, puede operar de forma autónoma después de su configuración inicial. Plataformas de integración como Boomi o MuleSoft ofrecen funciones de monitorización automática y generan alertas cuando se produce algún problema. Las necesidades de mantenimiento continuo son mínimas y, cuando las conexiones se han construido correctamente sobre APIs estables, la mayoría de las actualizaciones de las plataformas integradas no afectan a su funcionamiento.